TEROA – Datenschutzerklärung
Diese Datenschutzerklärung gilt für die allgemeinen TEROA-Funktionen sowie - soweit jeweils freigeschaltet - für TEROA Flat und die technische Gästeoberfläche TEROA Villas. Sie informiert über Verarbeitungsvorgänge, für die der nachfolgend genannte Betreiber selbst verantwortlich ist. Soweit ein Villa-Betreiber oder anderer Dritter personenbezogene Daten eigenverantwortlich verarbeitet, sind zusätzlich dessen Datenschutzhinweise maßgeblich.
1. Verantwortlicher und Kontakt
Volker Cesinger Stresemannstr. 89 22769 Hamburg, Deutschland E-Mail: webservices@cesinger.de Ein gesetzlich zu bestellender Datenschutzbeauftragter wird in der derzeitigen Dokumentation nicht benannt. Sofern eine Benennungspflicht besteht oder ein Datenschutzbeauftragter bestellt ist, sind dessen aktuelle Kontaktdaten hier vor Veröffentlichung zu ergänzen.
2. Nutzergruppen, Zwecke und Datenkategorien
(1) Konto und Anmeldung: E-Mail-Adresse, gegebenenfalls Profilname, Passwortprüfwerte, Verifizierungs- und Rücksetzvorgänge, Sitzungen und Sicherheitsereignisse. Zwecke: Registrierung, Authentifizierung, Kontoschutz und Bereitstellung persönlicher Funktionen. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO; für technische Missbrauchsabwehr zusätzlich Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (Interesse an sicherem und störungsfreiem Betrieb).
(2) Haus- und Community-Zuordnung: Einladung, Prüfstatus, Community, Gebäude, Eingang und Wohnung, Rollen, Beitritt, Auszug sowie erforderliche Zuordnungsinformationen. Zwecke: Zutrittsprüfung zu digitalen Räumen, Zugriffsbegrenzung und Berechtigungsverwaltung. Rechtsgrundlage regelmäßig Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO; Sicherheitsmaßnahmen Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.
(3) Allgemeine TEROA-Funktionen: Inhalte von Hausboard-Beiträgen, Paket- und Besucherhinweisen, Terminen, Aufgaben, Mängeln, Umfragen und gegebenenfalls private Hausmeisteranfragen einschließlich Antwort, Status, erforderlicher Zielzuordnung, Zeitstempel und Lesebestätigung. Zweck: vom Nutzer veranlasste Kommunikation und Organisation in der freigegebenen Gemeinschaft. Rechtsgrundlage für die vertraglich notwendige Verarbeitung der Daten des jeweiligen Nutzers grundsätzlich Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO. Für die Verarbeitung von Angaben über andere Personen kann im Einzelfall Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO nach Interessenabwägung einschlägig sein. Rechte und Interessen betroffener Dritter sind zu beachten.
(4) TEROA Flat: Mitgliedschaft einer Wohngemeinschaft, Rollen, gemeinsam freigegebene Aufgaben, Termine und Mitteilungen. Zweck: digitale Selbstorganisation der freigeschalteten Wohngemeinschaft. Rechtsgrundlage Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO sowie gegebenenfalls Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO zum Schutz der Beteiligten und der Gemeinschaft.
(5) TEROA Villas: Auftrags- oder Gäste-QR-Code beziehungsweise ein entsprechender Zugangsnachweis, zugeordnete Villa und Aufenthaltsberechtigung, optional ein Gastname, vom Gast übermittelte Serviceanfragen oder Bestellwünsche, ausgewählte Servicepositionen, angezeigter Preisstand, Anfragestatus, Zeitpunkte und erforderliche Empfängerzuordnung. Zwecke: begrenzter Gästezugang, Anzeige der vom Betreiber bereitgestellten Informationen und technische Übermittlung von Anfragen an diesen. Rechtsgrundlage für die TEROA-eigene Bereitstellung regelmäßig Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO. Weitere Verarbeitungen können in der Eigenverantwortung des jeweiligen Villa-Betreibers erfolgen.
(6) Keine Zahlungsabwicklung durch TEROA Villas: Im hier beschriebenen Leistungsumfang verarbeitet TEROA Villas weder Kartendaten noch Bankverbindungen, führt keine Zahlungen aus, zieht kein Entgelt für Betreiberleistungen ein und veranlasst keine Erstattungen. Fragen zu Zahlung und Rechnung sind unmittelbar an den jeweiligen Villa-Betreiber zu richten. Eine spätere Erweiterung der Funktionalität erforderte vor Inbetriebnahme eine gesonderte rechtliche und datenschutzrechtliche Information.
(7) Kontakt und Support: E-Mail-Adresse, freiwillig gemachte Angaben, Inhalt und Zeitpunkte von Anfragen. Zwecke: Beantwortung und gegebenenfalls Erfüllung einer vorvertraglichen oder vertraglichen Anfrage. Rechtsgrundlage Art. 6 Abs. 1 lit. b oder lit. f DSGVO; berechtigtes Interesse an sachgerechtem Support.
3. Zugriffe innerhalb geschlossener Gemeinschaften
(1) Beiträge und Zuordnungen werden den jeweils berechtigten Mitgliedern entsprechend den konkreten Freigaben angezeigt. Der Zugriff ist nach den beschriebenen technischen Rollen und Communities zu beschränken. Hausbezogene Informationen können Rückschlüsse auf den Wohnort, Anwesenheit und Alltag erlauben und verdienen besonderen Schutz.
(2) Private Hausmeister-Anfragen und Antworten sind nach der beschriebenen technischen Konzeption nur für den Absender und die beim Versand autorisierte zuständige Empfängermitgliedschaft sichtbar. Eine spätere Zuständigkeitsänderung begründet keinen automatischen Zugriff auf frühere Anfragen. Anhänge sind im beschriebenen Funktionsstand nicht vorgesehen.
(3) Bei TEROA Villas werden Gästeanfragen nur den für die jeweilige Unterkunft beziehungsweise Anfrage berechtigten Betreiberrollen übermittelt. Das bedeutet nicht, dass TEROA selbst für die angefragte Leistung oder eine Zahlung verantwortlich ist.
4. Hosting, Serverprotokolle und technische Sicherheit
(1) Nach der dokumentierten Systemarchitektur liegen die öffentliche Website auf STRATO Shared Hosting sowie API und Hintergrunddienste auf einem STRATO VPS; die Datenbanken sind nicht öffentlich erreichbar. Entwicklungs- und Produktionsumgebung verwenden getrennte Datenbanken, Schlüssel, Domains und Versandkanäle.
(2) Beim Aufruf von Website oder API werden technisch erforderliche Verbindungsdaten einschließlich IP-Adresse, Zeit, angefragter Ressource, Antwortstatus sowie erforderliche Sicherheitsereignisse verarbeitet. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (Verfügbarkeit, Fehlerbehebung, Angriffserkennung und Missbrauchsschutz). Operative Serverlogs werden nach der dokumentierten Voreinstellung regelmäßig nach 30 Tagen gelöscht. Autorisierungsheader, Passwörter und Klartext-Geheimnisse sind nicht Bestandteil der regulären Protokollierung.
(3) Für technische Dienstleister werden erforderliche Verträge zur Auftragsverarbeitung abgeschlossen, soweit diese in der Rolle des Auftragsverarbeiters tätig werden. Zugriffe erfolgen nach dem Erforderlichkeitsprinzip. Verschlüsselte Sicherungskopien laufen nach der dokumentierten Konzeption nach 35 Tagen aus; sicherheitsbezogene Auditereignisse werden regulär 180 Tage vorgehalten.
5. Google Maps Platform / Places und Adresssuche
(1) Die Adresssuche ist freiwillig. Bei Verwendung werden über die TEROA-API der eingegebene Suchtext, Sprache und gegebenenfalls Ländercodes sowie ein sitzungsbezogener Suchbezug an die Google Places API (New) übermittelt. Google sieht dabei technisch die IP-Adresse des TEROA-Servers, nicht unmittelbar die Endgeräte-IP im beschriebenen Server-zu-Server-Aufruf. TEROA übermittelt in diesem Vorgang keine Kontonamen, E-Mail-Adressen oder Nutzer-IDs an Google; ein Suchtext kann jedoch eigene personenbezogene Angaben enthalten.
(2) Nach Auswahl eines Vorschlags können Place-ID und Adressangaben zur Zuordnung herangezogen werden. Ein Suchverlauf wird nach dem dokumentierten Konzept nicht gespeichert. Der dauerhaft erforderliche Community-Adressdatensatz muss rechtmäßig erhoben und von nicht dauerhaft speicherbarem Google-Places-Inhalt getrennt werden. Google-Places-Koordinaten dürfen grundsätzlich höchstens 30 aufeinanderfolgende Kalendertage zwischengespeichert werden; Place-IDs sind von der allgemeinen Cache-Beschränkung ausgenommen. Andere Google-Places-Inhalte dürfen nicht ohne eine spezifische vertragliche Erlaubnis dauerhaft gespeichert werden. Die tatsächliche Implementierung muss vor Veröffentlichung entsprechend geprüft und gegebenenfalls korrigiert werden.
(3) Für die vom Nutzer gewünschte Adresssuche und Zuordnung kommt Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO in Betracht. Die eigenständige Verarbeitung durch Google richtet sich nach den für Google geltenden Datenschutzinformationen und Google Maps Platform Bedingungen. Informationen: https://policies.google.com/privacy und https://maps.google.com/help/terms_maps/. Eine Übermittlung außerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums und die hierfür anwendbaren Schutzmechanismen sind anhand der aktuell abgeschlossenen Google-Vereinbarungen zu prüfen.
(4) Wichtiger Umsetzungsvermerk: Die bisherige technische Beschreibung sieht eine dauerhafte Speicherung aus Google Places übernommener Adressen und Koordinaten vor. Diese Formulierung darf erst nach Abgleich mit den aktuellen Google-EEA-Nutzungsbedingungen und einer gegebenenfalls notwendigen technischen Anpassung öffentlich ersetzt werden.
6. Wetteranzeige im freiwilligen Kiosk-Modus
(1) Wird die Wetteranzeige geöffnet, fragt TEROA nach der dokumentierten Architektur eine Vorhersage bei MET Norway über den eigenen Server ab. Dabei werden die Hauskoordinaten auf zwei Dezimalstellen gerundet übertragen. Kontoname, E-Mail-Adresse und Nutzer-ID werden nicht an MET Norway mitgesendet.
(2) Die IP-Adresse des TEROA-Servers und die gerundete Ortsangabe können beim Dienstanbieter anfallen. Die Antwort wird nach der dokumentierten Konzeption mindestens 30 Minuten zwischengespeichert; die konkrete maximale Aufbewahrung ist vor Veröffentlichung technisch zu bestätigen. Zweck ist die angeforderte Wetteranzeige; Rechtsgrundlage Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, gegebenenfalls Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO bei nicht personenbezogener oder geringfügiger technischer Verarbeitung.
7. E-Mails und optionale Push-Mitteilungen
(1) TEROA sendet nach dem beschriebenen Funktionsstand ausschließlich funktionsbezogene E-Mails, etwa zur E-Mail-Verifizierung, zum Passwort-Reset, zum Beitrittsstatus und zu Sicherheitsereignissen. Es findet kein Versand frei gestaltbarer Nachrichten durch Nutzer an beliebige E-Mail-Empfänger über das TEROA-System statt.
(2) Push-Benachrichtigungen werden nur aktiviert, wenn sie vom Gerät beziehungsweise in der App freigegeben sind. Dazu können technische Push-Token und die erforderliche Gerätezuordnung verarbeitet werden. Die Vorschauen privater Hausmeister-Anfragen enthalten nach dem dokumentierten Sicherheitskonzept keine Namen, Wohnungsdetails oder Anfragetexte. Bei Deaktivierung wird die serverseitige Registrierung widerrufen; ist dies temporär nicht möglich, wird der Vorgang beim nächsten authentifizierten Start nachgeholt.
(3) Technische Provider für Mail- und Push-Zustellung müssen vor Veröffentlichung konkret identifiziert und ihre Auftragsverarbeitungs- beziehungsweise Drittland-Konstellation geprüft werden. Bei Einwilligung als Rechtsgrundlage ist ein jederzeitiger Widerruf mit Wirkung für die Zukunft möglich.
8. Empfänger und internationale Datenübermittlungen
(1) Empfänger sind - nur soweit erforderlich - berechtigte Community-Mitglieder, zuständige Haus-oder Villa-Rollen, technische Betreiber für Hosting, transaktionale E-Mails und Push-Dienste sowie die gesondert genannten externen Dienste Google und MET Norway.
(2) TEROA Villas: Soweit ein Villa-Betreiber außerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums (beispielsweise in Indonesien) über TEROA Zugriff auf personenbezogene Gästeangaben erhält, muss die rechtliche Rolle des Betreibers und eine eventuell vorliegende Drittlandübermittlung gesondert geprüft werden. Für Indonesien besteht kein allgemeiner Angemessenheitsbeschluss der EU-Kommission. Eine erforderliche Übermittlung darf nur auf einer geeigneten Rechtsgrundlage nach Kapitel V DSGVO erfolgen, beispielsweise mit wirksam einbezogenen Standardvertragsklauseln und den gegebenenfalls notwendigen zusätzlichen Schutzmaßnahmen. Hierzu sind bei Freischaltung der jeweiligen Villa die konkreten Angaben bereitzustellen.
(3) Soweit TEROA Daten im Auftrag des Villa-Betreibers verarbeitet, ist vor Aufnahme des Betriebs eine geeignete Vereinbarung nach Art. 28 DSGVO erforderlich. Soweit TEROA und Betreiber jeweils eigene Zwecke und Mittel festlegen oder dies gemeinsam tun, sind die jeweiligen Verantwortlichkeiten gesondert zu regeln und transparent zu machen.
(4) TEROA setzt nach dem vorliegenden technischen Konzept keine Werbenetzwerke oder Social-Media-Plugins für app-übergreifendes Tracking ein und lädt keine Adressbücher hoch. Künftige Drittanbieter-Integrationen werden vor Aktivierung datenschutzrechtlich überprüft und in den Hinweisen ergänzt.
9. Speicherung und Löschung
(1) Unbestätigte Registrierungen: Nach dokumentierter Konzeption Löschung nach 24 Stunden. Verifizierungs- und Reset-Nachweise sind kurzlebig; Prüfwerte werden gehasht und notwendige ausgehende Aktionslinks nur bis Versand beziehungsweise Ablauf verschlüsselt vorgehalten.
(2) Inaktive Konten: Nach 365 Tagen ohne erfolgreichen Login erfolgt die Vormerkung zur Löschung; Warnungen werden 30 und 7 Tage vorher versendet. Eine erfolgreiche Anmeldung stoppt die automatische Löschung.
(3) Selbst angeforderte Kontolöschung: Sitzungen werden sofort widerrufen. Persönliche Profil-und Anmeldedaten werden nach dem dokumentierten Verfahren innerhalb von 30 Tagen gelöscht oder, falls Beiträge und Gemeinschaftsverläufe aus berechtigtem Grund erhalten bleiben, so anonymisiert, dass eine Identifizierung nicht mehr möglich ist. Abweichende gesetzliche Pflichten bleiben unberührt.
(4) Beendete Mitgliedschaften: Für andere Bewohner nicht mehr sichtbar; dokumentierte Archivierung in datenminimierter Form für höchstens 365 Tage, sofern dies für nachvollziehbare Berechtigungs- oder Sicherheitszwecke erforderlich ist. Danach Löschung oder wirksame Anonymisierung.
(5) Hausmeisteranfragen: Bei Löschung des Absenderkontos werden nach dokumentiertem Konzept die dazugehörigen Anfragen einschließlich Antworten gelöscht. Bei Löschung des Empfängerkontos entfallen Identitätsbezug, Zuständigkeitszuordnung und dessen verfasste Antworten. Bei Löschung der Gemeinschaft werden alle zugehörigen Hausmeisterdaten gelöscht.
(6) TEROA Villas: Ein Gästezugang wird nach Ende oder Widerruf seiner Aufenthaltsberechtigung deaktiviert. Gästeanfragen und zugehörige Metadaten sind nach Abschluss des jeweiligen Aufenthalts beziehungsweise der Bearbeitung, bei Bestehen gesetzlicher Aufbewahrungs- oder Anspruchssicherungsgründe nach deren Ablauf, zu löschen oder zu anonymisieren. Die konkreten Fristen pro Datenkategorie und die Verantwortlichkeit von TEROA und Villa-Betreiber müssen vor dem Release technisch und vertraglich festgelegt und in der veröffentlichten Fassung ergänzt werden. Daten von Zahlungen fallen bei TEROA Villas nach dem beschriebenen Produktumfang nicht an.
(7) Logdaten und Backups: Operative Logs regulär 30 Tage, Auditereignisse regulär 180 Tage, verschlüsselte Sicherungskopien Ablauf nach 35 Tagen, vorbehaltlich ausnahmsweiser gesetzlich gerechtfertigter Sicherung bei konkreten Vorfällen.
10. Auszug, Datenexport und Kontolöschung
(1) Nutzer können nach dem dokumentierten Funktionsumfang einen Datenexport anfordern, einzelne Gemeinschaften verlassen oder das gesamte persönliche Konto löschen. Ein Auszug beendet nur die betreffende Mitgliedschaft und nicht automatisch andere aktive Zugehörigkeiten.
(2) Der Selbstbedienungsweg zur Kontolöschung sowie die Kontaktmöglichkeit bei verlorenen Zugangsdaten sind unter https://teroa.de/account/delete beschrieben. Bei Anfragen zu einem Villa-Betreiber können gegebenenfalls auch dessen Kontaktdaten relevant sein.
(3) Gesetzliche Ansprüche auf Löschung, Auskunft und Datenübertragbarkeit richten sich nach den einschlägigen Vorschriften und sind nicht an die Nutzung einer bestimmten App-Funktion gebunden.
11. Rechte betroffener Personen
(1) Bei Vorliegen der gesetzlichen Voraussetzungen bestehen die Rechte auf Auskunft (Art. 15 DSGVO), Berichtigung (Art. 16), Löschung (Art. 17), Einschränkung (Art. 18), Datenübertragbarkeit (Art. 20), Widerspruch (Art. 21) und Widerruf einer erteilten Einwilligung mit Wirkung für die Zukunft (Art. 7 Abs. 3). Eine automatisierte Entscheidung im Einzelfall nach Art. 22 DSGVO ist in den beschriebenen Standardprozessen nicht vorgesehen; dieser Punkt ist vor Release technisch zu verifizieren.
(2) Bei Verarbeitungen nach Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO kann aus Gründen, die sich aus der besonderen Situation ergeben, Widerspruch eingelegt werden. Betroffene können ihre Anliegen an webservices@cesinger.de richten.
(3) Eine Beschwerde ist bei jeder zuständigen Datenschutzaufsichtsbehörde möglich. Für die Hamburger Niederlassung kommt insbesondere in Betracht: Der Hamburgische Beauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit, Ludwig-Erhard-Str. 22, 20459 Hamburg, https:// datenschutz-hamburg.de.
12. Technisch notwendige Speicherungen und Einwilligungen
(1) Für Login, Sitzungsverwaltung und Sicherheitsfunktionen können erforderliche Informationen auf Endgeräten gespeichert oder ausgelesen werden. Soweit dies unbedingt erforderlich ist, richtet sich die Zulässigkeit nach § 25 Abs. 2 TDDDG und der jeweiligen datenschutzrechtlichen Grundlage.
(2) Nicht technisch erforderliche Tracking-Technologien oder vergleichbare Zugriffe dürfen nur nach einer wirksamen, informierten Einwilligung eingesetzt werden, soweit keine gesetzliche Ausnahme vorliegt. Nach den vorliegenden Unterlagen sind keine werblichen Tracker vorgesehen; der tatsächliche Produktivstand ist vor Veröffentlichung zu prüfen.
13. Änderung dieser Erklärung und Stand
Diese Erklärung wird bei Änderungen der tatsächlich durchgeführten Verarbeitungen, eingesetzter Dienstleister, Empfänger oder Rechtsgrundlagen aktualisiert. Die jeweils veröffentlichte Fassung enthält ein Datum. Wesentliche Änderungen werden in geeigneter Weise kommuniziert, soweit erforderlich. Freigabevermerk: Arbeitsentwurf. Insbesondere Google-Places-Speicherung, konkrete Auftragsverarbeiter und Push-Provider, Villas-Drittlandzugriffe/Datenschutzrollen, exakte Villas-Löschfristen und tatsächliche Endgerätespeicherungen müssen vor Veröffentlichung verbindlich mit dem implementierten System abgeglichen werden. Keine Zahlungsabwicklung durch TEROA Villas.